Automatizar tarefas jurídicas não é mais um luxo ou um detalhe que pode aguardar, na verdade, é um dever estratégico para acompanhar as novidades do judiciário. Departamentos e escritórios que adotam robôs, automações e data analytics ganham velocidade, confiança e economia de tempo e energia em atividades manuais, como é o caso da multinacional de aço ArcelorMittal, por exemplo, que reduziu de oito horas semanais para vinte minutos diários o esforço destinado a citações e intimações ao integrar ferramentas de automação jurídica. Esse salto de eficiência está ao alcance de qualquer operação que conte com uma legaltech segura capaz de monitorar distribuições processuais, intimações e movimentações, com total assertividade.
O cenário não se limita a conformidade com prazos processuais: relatórios automatizados alimentam planejamentos estratégicos, reduzem provisões exageradas e geram inteligência para negociação de acordos. Em outras palavras, a automação jurídica cobre da micro-tarefa ao grande indicador.
Nos tópicos a seguir você verá, solução por solução, como os serviços da POL entregam esse resultado, sempre ilustrado por cases que revelam impacto tangível em grandes empresas que confiam em nossas automações e como monitorar processos de forma eficiente.
- Distribuição Processual: prevenir é mais rentável que remediar
A primeira batalha de qualquer ação se inicia no ato da distribuição do processo: se a ré tomar ciência apenas quando o cartório expede a intimação, o relógio já corre contra ela e essa realidade não acontece somente com escritórios de pequeno e médio porte, como também grandes empresas, como é o caso do case de sucesso a seguir.
Uma das maiores empresas de varejo multicanal do Brasil, convivia com centenas de novas ações por semana e sem a visibilidade inicial, o jurídico entrava em campo atrasado e acumulava revelias onerosas.
Ao contratar a Distribuição Processual da POL, a companhia passou a receber as novas ações semanalmente, proporcionando acesso antecipado aos dados de capa do processo e as primeiras peças anexadas pelo autor, com assertividade inigualável. O efeito foi imediato e houve uma queda de 80% nas revelias nos três primeiros meses e gastos excessivos foram preservados. Graças ao cadastro de inúmeras variáveis de razão social e nomes fantasia, as tentativas de mascarar a parte para evitar que fossem detectadas não aconteceram.
Com esse serviço, a varejista teve quatro grandes conquistas expressivas em seu negócio:
- Visualização antecipada da capa do processo e das primeiras peças protocoladas pelo autor.
- Mais tempo para a equipe formular estratégias defensivas antes mesmo da primeira citação.
- Possibilidade de reverter decisões desfavoráveis causadas pela ausência de defesa técnica.
- Queda drástica nas revelias de ações trabalhistas, afetando diretamente o setor financeiro.
- Intimações: cada prazo sob total controle do escritório
Depois da distribuição da ação vem a avalanche de intimações, despachos e publicações – e perder um único dia do prazo pode custar toda a tese defensiva. Outra grande empresa de varejo vivia essa dor constantemente: as intimações chegavam em e-mails diferentes – isso quando algumas delas não ficaram para trás nos sistemas dos tribunais brasileiros – prazos expiravam com frequência e o contencioso é que pagava a conta.
No momento em que a empresa começou a monitorar suas intimações com a Publicações Online, todas as publicações passaram a fluir para um pipeline único, organizadas no formato ideal para o fluxo de trabalho do escritório através de regras especificadas pela própria empresa.
O benefício da automação jurídica para empresas está na assertividade de captura, que monitora automaticamente intimações de Diários Oficiais Judiciais e Administrativos e Painéis Eletrônicos como EPROC, PROJUDI, PJe e Domicílio Judicial Eletrônico.
Em poucos meses, o índice de perda de prazo despencou, refletindo diretamente na linha de resultado. Essa vitória se deu graças a centralização dessas informações em um único sistema, a separação por área, advogado ou outro indicador desejado, concretizando a prova de ciência digital que protege o escritório de advocacia de alegações de negligência.
- Movimentação processual: visão 360º dos processos judiciais
Nem todo ato relevante gera intimações judiciais e processos podem ficar por meses parados ou avançar discretamente com juntada de provas, vista do MP ou mudança de juiz – porém, ignorar essas sinalizações é desperdiçar oportunidade de agir. A Movimentação Processual da POL preenche essa lacuna com robôs treinados que capturam qualquer novo andamento público, acrescenta ao histórico do processo e envia apenas as alterações recentes.
Um conglomerado nacional com 10.000 processos ativos precisava identificar quais ações estavam efetivamente encerradas para deixar de remunerar escritórios terceirizados sem motivo. A POL trabalhou toda a base, e em sete dias, entregou uma planilha com o histórico completo de cada número do CNJ. Ao cruzar o relatório com controles internos, o cliente encerrou contratos desnecessários, reforçou a governança jurídica e garantiu lucros que antes eram desconhecidos.
Implementando apenas o serviço de Movimentação Processual, o cliente pode ter acesso a um histórico integral na primeira coleta, o que favoreceu seu saneamento de base, também passou a receber apenas informações relevantes poupando sua leitura e ainda garantiu autonomia total para adicionar e remover CNJs quando quiser, sem fila de suporte.
- Monitoramento processual total: o poder do trio combinado
Isoladamente, cada serviço já eleva o nível da sua gestão jurídica, mas juntos, formam um radar nacional contra surpresas, mantendo o escritório de advocacia em conformidade com os prazos e atividades necessárias. A Distribuição oferece o conhecimento sobre o caso, as Intimações mantém o comprometimento com o prazo e a Movimentação Processual revela o pulso constante – inclusive a ausência de acontecimentos, sinal importante para entender o andamento do processo.
Com o trio ativo com os dados devidamente cadastrados, o advogado substitui tarefas manuais por análise de mérito, compreende seu escritório com dados preciosos e cria espaço para prospectar clientes. O time financeiro, por sua vez, antecipa provisões jurídicas com base em informação confiável.
Advogar com tranquilidade significa dominar a informação, não persegui-la – e a união dessas três soluções entrega produtividade jurídica, organização, segurança e assertividade superiores a 95%, mesmo quando o autor distorce o nome da parte.
A POL é pioneira em dados jurídicos no Brasil, com cobertura que vai do Juizado Especial ao Tribunal Superior, por isso, ao adotar o monitoramento processual dessas três frentes, seu escritório de advocacia fica protegido contra multas processuais, mais eficiente no uso de recursos e livre para inovar.
Quando processos são monitorados de ponta a ponta, o escritório passa pela transformação de “apagar incêndios” para ser o negócio jurídico estratégico que antecipa riscos, oferece respostas rápidas aos clientes e garante uma melhor defesa jurídica, agindo como protagonista na ação, não apenas um solucionador de crises.