Quando pensamos em excelência na gestão jurídica, é comum imaginarmos apenas os resultados finais, como decisões favoráveis, prazos cumpridos e o desejo de todo advogado: o controle total sobre a carteira de processos. No entanto, a verdadeira excelência está nos bastidores – em como o escritório, advogado ou departamento jurídico recebe suas comunicações processuais.
Com que antecedência a informação chega? Qual o formato de recebimento? Existe clareza nessa entrega? É possível agir antes que os prazos se tornem uma ameaça? Essas e outras perguntas são cruciais para decidir qual é a melhor maneira de automatizar o recebimento das distribuições processuais.
A forma como essas comunicações chegam até a mesa é o ponto de partida para se afastar do caos e garantir previsibilidade. Neste case de sucesso, você vai entender como uma das maiores empresas de varejo multicanal do país saiu de um cenário de desorganização e prejuízos para um modelo mais estratégico na sua atuação jurídica e financeira – possível graças à reorganização completa do fluxo de recebimento das distribuições.
O alto volume de revelias
Em um cenário desafiador, essa grande varejista enfrentava um problema crítico: só tinham conhecimento de um novo processo judicial no momento em que era formalmente intimada, produzindo um volume alarmante de revelias. Nesses casos, a empresa sequer conseguia apresentar defesa por não ter sido notificada em tempo hábil.
As consequências iam muito além do jurídico, porque as revelias – especialmente em ações trabalhistas – pressionavam diretamente o financeiro da organização. A falta de controle sobre os prazos tornava impossível reagir em tempo hábil, fazendo com que a empresa adotasse uma postura apenas reativa.
A solução para organizar os processos
A virada começou com a ativação do serviço de monitoramento de distribuições processuais, que permitiu à empresa acessar, com antecedência, dados essenciais como o número do processo, tipo de ação, partes envolvidas e, em muitos casos, até as peças iniciais protocoladas pelo autor. Essa antecipação permitiu que o jurídico se movimentasse estrategicamente antes da intimação oficial.
Com bons resultados, o impacto foi imediato e surpreendente: houve uma redução de 80% nas revelias já nos primeiros meses. O monitoramento se expandiu para outras áreas do direito e a empresa passou a atuar de forma preventiva em ações diversas e, com isso, conseguiu reverter sentenças desfavoráveis anteriormente consideradas irrecuperáveis.
O cadastro ilimitado das variações do nome da empresa
Outro desafio enfrentado era a variação de nomenclaturas usadas nos processos – o que dificultava a identificação automática. Grafias incompletas e nomes abreviados ou distorcidos eram usados na tentativa de dificultar a rastreabilidade e neste caso, a solução foi configurar todas as variações possíveis do nome da empresa, atingindo mais de 95% de assertividade nas capturas.
Esse nível de monitoramento exigia um relacionamento próximo e contínuo, e foi justamente essa parceria que permitiu personalizar o serviço para atender às necessidades específicas da empresa, que conta com diversas franquias, CNPJs e estruturas operacionais.
Financeiramente, o impacto foi direto, pois reduzindo drasticamente as revelias, diminuiu-se também o número de condenações automáticas, o que representou economia considerável em indenizações e acordos. Muitos dos processos antes abertos com expectativa de revelia passaram a ser contestados com eficiência, desestimulando práticas oportunistas.
Uma nova visão sobre gestão jurídica inteligente
Esse case de sucesso nos mostra que organização processual não é um luxo, mas uma necessidade estratégica, onde qualquer escritório ou empresa pode atingir um novo patamar de performance com a ferramenta certa de monitoramento jurídico.
Hoje, soluções como o monitoramento de distribuições, intimações e movimentações processuais – com alta assertividade e abrangência nacional – são acessíveis, configuráveis e representam um divisor de águas na atuação de departamentos jurídicos que buscam eficiência, economia e controle real da sua carteira processual.
O sucesso dessa empresa comprova que, com uma estrutura de excelência, é possível transformar o recebimento de processos em uma engrenagem eficiente que fortalece tanto a atuação jurídica, quanto os resultados financeiros da organização.