A rotina intensa de um dos escritórios mais premiados e respeitados do país – com sede na Bahia e presença em outros cinco estados brasileiros – enfrentava uma série de dificuldades que impactavam diretamente a performance da equipe jurídica e, consequentemente, seus resultados.
Diariamente, o time executava horas extras para pesquisar, manualmente, intimações judiciais emitidas tanto em fonte de Diários, quanto Painéis Eletrônicos (os sistemas dos tribunais). Entretanto, essa atividade manual passou a interferir na folha de pagamento do escritório, que superou o previsto pelo financeiro, devido a quantidade de horas extras executadas.
Com uma equipe dedicada a essa tarefa, o escritório chegou a alocar aproximadamente dez colaboradores para monitorar, pesquisar e distribuir, cada intimação judicial aos advogados responsáveis – o que gerava um custo elevado, além de comprometer o tempo da equipe, que poderia estar focada em atividades mais estratégicas.
Do caos à eficiência: a virada de chave com a chegada da POL
Em 2020, enquanto buscava uma solução em meio ao caos da pandemia, o escritório recebeu uma indicação de um grande colega de trabalho, que, inclusive, também era cliente da POL. O que eles buscavam era a automatização da captura de intimações – não só nos Diários de Justiça, como também, e principalmente, nos Painéis Eletrônicos.
Contudo, além de oferecer o monitoramento automatizado – uma solução indispensável para a eficiência de uma rotina jurídica – a Publicações Online foi além e entregou personalização com tecnologia avançada.
Com a união do nosso robusto sistema de monitoramento à Controladoria Jurídica (serviço de personalização na entrega dos dados), os advogados passaram a receber suas intimações já classificadas por tipo de Justiça, nome do advogado, data de disponibilização e sistema de origem.
Essas personalizações, definidas pelo próprio escritório, criaram um fluxo de trabalho autêntico, que conversa diretamente com a rotina da equipe e dos advogados, permitindo maior autonomia e organização na hora de realizar a gestão das intimações.
A reviravolta da rotina: resultados expressivos com automação
Sendo uma referência nacional em Direito Ambiental, o escritório – que conta com mais de 25 prêmios relevantes na área jurídica – viu sua rotina ser transformada com soluções automatizadas através de tecnologia. Com a parceria firmada e os processos otimizados, os resultados foram expressivos:
- Fim das horas extras dedicadas ao monitoramento.
- Reposicionamento de equipe para frentes mais estratégicas.
- Redução significativa de custos operacionais.
- Aumento da eficiência jurídica e melhor aproveitamento do tempo.
Durante a pandemia, quando muitos serviços enfrentaram interrupções e desafios latentes, a POL foi a única legaltech a garantir a captura de dados judiciais com assertividade e confiabilidade – tudo isso, de forma automatizada.
Dentro desta realidade, também personalizamos a entrega de intimações para um dos maiores clientes corporativos do escritório: uma multinacional do setor de papel e celulose, que recebia um número elevado de intimações semanalmente.
Essa personalização garantiu maior organização interna, otimização de tempo e redução de custos direcionados a atividades manuais, que agora, foram totalmente automatizadas.
Uma parceria jurídica de alto desempenho e performance
Desde então, o escritório segue como cliente fiel da POL, gerenciando mais de 50 mil intimações por mês e realizando o tratamento de mais de 107 termos diferentes com alta precisão e segurança. Uma rotina que exige assertividade e rapidez – dois dos principais pilares da nossa entrega.
Em 2024, o escritório foi novamente reconhecido pela Análise Advocacia como um dos mais admirados do Brasil. Este selo de experiência, além de nos encher de orgulho por fazermos parte dessa conquista, também registra a dedicação e propósito de grandes profissionais que elevam a qualidade do setor jurídico brasileiro nos dias de hoje.
A melhor oportunidade para uma gestão de intimações automatizada
Se sua equipe ainda realiza buscas manuais para encontrar intimações processuais, está na hora de repensar essa rotina. Automatize, ganhe tempo, reduza custos e foque naquilo que verdadeiramente importa: estratégia de defesa e relacionamento com cliente.
O #PadrãoPOL entrega suas intimações jurídicas diariamente, de forma organizada, com teor completo da informação e no formato ideal para o seu fluxo de trabalho.
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